Detalhes dos Schedulers

No menu do Schedulers o Backoffice apresenta uma tabela com as colunas:

• Nome dado ao envio do e-mail;
• Questões, caso o e-mail tenha questões associadas conseguirá verificar se existir um ícone sombreado;
• Código Promocional, caso o e-mail tenha um código promocional, conseguirá verificar se existir um ícone sombreado ;
• E-mail template, consegue ter acesso nesta coluna ao nome do e-mail associado;
• Opção de envio, para verificar quando será enviado o e-mail;
• State, caso o e-mail esteja online e a ser enviado, o estado esta ativo. Quando está offline o estado consta como inactive,

Na coluna “Opções” o sistema apresenta uma série de possibilidades:

• No lápis, é possível editar o scheduler;
• Na carta pode selecionar e enviar um e-mail teste antes da colocação online do scheduler.

Para enviar o e-mail teste bastará colocar no quadro que é apresentado o e-mail, primeiro e último nome e o country code e culture code. Estes dois últimos são as siglas do idioma que pretende testar (PT – Português; EN Inglês…)

• O botão verde permite-lhe visualizar como o e-mail irá ser enviado;
• O botão azul permite-lhe verificar, nos e-mails com questionários associados, o próprio questionário. Aqui pode verificar se existe alguma informação em falta e editar o scheduler antes da colocação online;
• O botão amarelo permite desativar/ativar o e-mail scheduler. O scheduler fica como inativo e pode ativa-lo quando desejar, como acontece, por exemplo, nos quartos,
• O botão vermelho permite que elimine do sistema o scheduler.

Para criar um novo e-mail a ser enviado, deve selecionar o “+Adicionar Scheduler”, no canto inferior direito. O sistema irá demostrar a página de edição dos envios dos e-mails.

1. Em primeiro lugar, deve colocar o nome do envio do e-mail, seguido da opção de envio. Na opção de envio seleciona quando pretende que o e-mail seja despoletado:

• Antes do Check-in;
• Antes do Check out;
• Após a reserva ter sido efetuada;
• Após o check-in;
• Após o check-out;
• No aniversário,
• Após cancelamento

Após selecionado a opção de envio, deve colocar a que horas a contar a partir do check-in (quando relacionado com o check-in) ou de acordo com o check-out, o e-mail deve ser enviado.

Por exemplo, se pretender enviar um e-mail antes do check-out, se colocar 2 horas, o sistema irá enviar 2 horas antes do horário parametrizado como check-out no menu Info» Hotel.

2. No passo 2, caso seja um e-mail após check-out, insere as questões que deseja online.  Nos outros e-mails deve selecionar “next”

Para adicionar as questões ao survey, seleciona neste passo “ I want to add questions to my survey”. O sistema irá apresentar-lhe as categorias já criadas bem como as perguntas.

Aqui pela ordem desejada seleciona a categoria seguida da questão e repete o processo até ter todas as questões agregadas nesta área.

3. Pode adicionar códigos promocionais no e-mail que será enviado aos seus hóspedes. Para o adicionar, seleciona “I want to offer a promocode after the survey is filled”.

Neste campo, escolhe o código promocional que irá ser enviado e associa uma mensagem personalizada.

4. O e-GDS Survey permite também neste menu modificar mensagens já criadas pelo sistema.

Caso pretenda, pode no primeiro campo escrever uma mensagem de introdução antes do hóspede iniciar o questionário, em todos os idiomas bem como pode personalizar a mensagem de sucesso, após submetida a resposta.

5. O último passo é um resumo do seleciona nos últimos 4 passos de forma a que consiga visualizar se o envio terá todas as componentes necessárias